L'Exhibitor Manual è scaricabile anche dal sito www.itmaasia.com nella sezione Exhibitors/Exhibitors Centre. Vengono richiesti user name e password: entrambi corrispondenti al numero di padiglione e di stand (p.e. per un'azienda che espone nel padiglione A1 stand L22: user name e password corrisponderanno entrambi a A1L22, e tali codici potranno essere poi modificati dall'espositore stesso).
Preghiamo tutti gli espositori di leggere attentamente tutti i suddetti documenti.
E' altresi' entrato in funzione il centro di assistenza tecnica per gli espositori cui sarà possibile rivolgersi per ogni problema inerente lo stand:

Operation Center
Pico Centre, 8 Li Shui Qiao Bei, Chaoyang District,
Beijing 102218 China
tel.: 0086/10/84.82.30.21
fax.: 0086/10/84.84.79.81
e-mail: opscenter@bjitme.com
contact person: Mrs. Vicky Dou

BIJTME sta inoltre inviando, via e-mail, le fatture per il pagamento del saldo dell'area.

ACIMIT SERVIZI come al solito cercherà di assistere al meglio le sole aziende associate anche se per questa edizione di ITMA, trattandosi dell'unione di due fiere, i contatti dovranno essere tenuti direttamente con gli organizzatori cinesi.
Le Aziende non associate dovranno fare totale riferimento all'Operation Center.

Assegnazione dello stand
L'assegnazione dello stand è corredata da una piantina con l'indicazione dell'esatta posizione dell'area assegnata e con l'indicazione dei lati liberi.
Compilazione e restituzione dei formulari - pagamento dei servizi
I formulari devono essere restituiti, direttamente all'indirizzo indicato sugli stessi (NON AD ACIMIT), entro il 10 marzo 2010 (con l'eccezione del form. 11 "overtime request").
ATTENZIONE: la data del 10 marzo 2010 è quella entro la quale i formulari devono essere ricevuti dall'Operation Center. Sarà quindi necessario provvedere alla spedizione degli stessi, tramite corriere internazionale, alcuni giorni prima della scadenza.
I formulari, in una sola copia, devono essere timbrati, firmati e datati, recare l'indicazione di hall e stand, ed essere accompagnati dal "Summary Form" anch'esso debitamente compilato.
Devono essere restituiti TUTTI i formulari "compulsory" e quelli di interesse dell'espositore.
Se vengono ordinati servizi che non sono compresi nel costo dell'area (v. art. A 11 del Regolamento Generale) questi saranno fatturati entro 14 giorni dall'ordine e il pagamento dovrà essere immediato.
Preghiamo di porre particolare attenzione nella compilazione e alle deadline di restituzione dei formulari in quanto oltre la scadenza (e anche in caso di modifiche) verranno applicate delle penali (v. art. B.6 del Regolamento Tecnico).
In caso di particolari necessità tecniche per cui devono essere richieste quotazioni ad hoc, i relativi formulari dovranno essere restituiti entro il 1° marzo 2010. Le quotazioni perverranno entro il 10 marzo e, se accettate, verrà emessa una fattura per un pagamento immediato.
Tutti i pagamenti (per servizi, saldo area, altro) dovranno essere al netto delle spese bancarie. Sui ritardati pagamenti verrà applicata la penale dell'1% mensile.
(Vedi art. B.6 del Regolamento Tecnico).
Ricordiamo che tutti i servizi compresi nel costo dell'area, come da art. A11 del Regolamento Generale (per esempio la corrente e l'assicurazione) sono gratuiti SOLO se i relativi formulari verranno restituiti entro la deadline. Ogni richiesta pervenuta dopo tale data verrà fatturata.

Formulari a compilazione obbligatoria
Oltre al Summary Form sono obbligatori i seguenti altri: 1 - 2 - 3 - 4 - 10 - 15 - 26 - 27 - 28 e devono essere restituiti compilati da tutti gli espositori, nel loro stesso interesse.
Formulari non obbligatori ma ugualmente importanti sono il 17, il 18, e il 25.

Piantine da allegare ai formulari
Alcuni dei formulari tecnici prevedono l'invio anche di piantine cartacee in 5 copie, in scala 1:20 per stand fino a 50 mq., oppure scala 1:50 per stand dai 51 mq. in su.
Le piantine devono essere redatte come da esempi riportati sui relativi formulari e devono contenere tutte le informazioni richieste.

Summary form
Deve essere restituito obbligatoriamente, debitamente compilato.

Form 1 "Machinery Layout and Stand Construction" - Forms 1A - 1B - 1C
Come già detto, il form 1 è obbligatorio.
Gli espositori devono poi compilare uno tra i seguenti forms: 1A - 1B - 1C a seconda della tipologia di stand che intendono realizzare:
1A - se desiderano ordinare uno stand preallestito alla fiera
1B - se faranno uno stand solo a piano terra
1C - se realizzeranno uno stand a due piani
La piantina, da allegare in 5 copie, dovrà riportare esattamente:
a. numero del formulario cui si riferisce
b. nome dell'espositore
c. hall e numero stand
d. numeri degli stands vicini
e. scala
f. entrate dello stand
g. codici merceologici e legenda dei prodotti esposti (specificando quali saranno in funzione)
h. data
i. altezza massima delle macchine e degli elementi dell'allestimento, incluse le pareti, in mt
j. informazioni dettagliate sull'allestimento dello stand e sui materiali utilizzati
k. riferimenti completi della persona che ha eseguito i calcoli
Per gli stand oltre i 50 mq, o con allestimenti più alti di mt. 3,2, o con ponti, scale, travi, gallerie ecc., o per stand a due piani, sono necessarie anche piantine e documentazione addizionali come specificato sul Regolamento Tecnico (artt. B10 e B11).
Raccomandiamo la massima precisione nella realizzazione delle piantine: sarà più veloce il controllo e vi permetterà di riceverne l'approvazione nel minor tempo possibile.
A tutti coloro che restituiranno le piantine entro il 10 marzo, l'Operation Centre/TSP invierà l'approvazione del layout entro il 9 aprile 2010 (per gli stand che non saranno stati approvati verranno invece richieste precisazioni o modifiche).
attenzione: poiché l'esame delle piantine richiede circa 1 mese, tutti coloro che hanno necessità di cominciare a preparare l'allestimento prima del 9 aprile '10 devono inviare le loro piantine in anticipo (p.e. le piantine restituite il 1° febbraio saranno approvate entro il 1° marzo ca., quelle inviate entro il 15 febbraio saranno approvate entro il 15 marzo ca, ecc.)
novità: l'altezza massima degli allestimenti è sempre di mt. 6, però da questa edizione della fiera non è più in vigore la regola che imponeva di tenere la distanza di mt. 1,5 dai corridoi e dagli stand limitrofi per gli allestimenti più alti di mt. 3,2 (art. B11.2).
National Sector Groups: tutte le aziende che hanno aderito alla collettiva ICE/ACIMIT saranno contattate nei prossimi giorni da SEINT che interagirà con loro per la realizzazione delle piantine dei singoli stand.
Shell Scheme Package: le aziende che avranno ordinato alla fiera uno stand preallestito tramite il Form 1A non dovranno allegare la piantina, ma semplicemente un layout con la posizione, i codici merceologici, la legenda e le altezze delle macchine esposte, indicando quali saranno in funzione (dovranno anche provvedere a compilare e restituire tutti i Formulari Tecnici obbligatori oltre agli altri di loro interesse).
Performance Bond: tutti gli espositori, o i loro allestitori, tranne coloro che hanno optato per uno Shell Scheme Package (Form 1A) sono tenuti al pagamento del Performance Bond, da versare entro il 15 maggio 2010. Si tratta di una cauzione che verrà rimborsata 30 giorni dopo la fine dello smontaggio della fiera.

Form 3 - Water and Drainage
Form 4 - Compressed Air
Devono essere restituiti obbligatoriamente, barrandoli se questi servizi non vengono richiesti.

Form 17 - Timetable for Move in/Move out (Exhibit Only)
Form 18 - Equipment Order for Build Up/Dismantling period (Exhibits Only)
L'handling delle macchine rientra tra i servizi offerti gratuitamente (art. A11 del Regolamento Generale) se il relativo formulario viene restituito entro la deadline.
Tutte le aziende che devono far entrare in fiera macchinari o attrezzature varie dovranno pertanto compilare e restituire questi formulari entro i termini.

Form 22 - Car Parking
I parcheggi verranno forniti sulla base del criterio "first arrived - first served", le aziende interessate devono affrettarsi a restituire il formulario.

Form 24 - 24A - 24B - Advertising/On site Marketing Opportunities
Sono formulari riservati a chi desidera usufruire di opportunità pubblicitarie sul catalogo della fiera o nel quartiere fieristico.
La disponibilità di questa offerta è limitata e gli ordini verranno evasi in base al principio del "first arrived - first served". Le aziende interessate dovranno quindi restituire questi formulari al più presto (praticamente subito).

Form 25 - Insurance
Anche se è stato messo tra gli ultimi e non è stato indicato come obbligatorio, una particolare attenzione va dedicata al Form 25 relativo alla copertura assicurativa all'interno del quartiere fieristico. Questa è compresa nel costo dell'area (art. 11 Regolamento Generale) ma verrà garantita solo a quelle aziende che restituiranno compilato il formulario entro il 10 marzo 2010. Le aziende che non lo restituiranno (o che lo restituiranno in ritardo) non potranno usufruirne.
Ricordiamo che tale assicurazione non coprirà, in ogni caso, i beni personali degli espositori: lap top, cellulari, ecc... (vedi art. B34)

Fattura finale per l'area
La fattura per il saldo dell'area e il supplemento per i lati liberi, inviata per e-mail in questi giorni, dovrà essere saldata entro il 29 gennaio 2010.
Sui pagamenti che perverranno in ritardo verrà applicata la penale dell'1% mensile.

Incentivo per la presenza di macchinari alle più importanti fiere
Ricordiamo che (nell'ambito di un Programma Straordinario per la Promozione del Made in Italy del Ministero dello Sviluppo Economico) ITMA ASIA + CITME 2010 è tra le fiere che possono fruire di un incentivo a supporto della partecipazione con macchine.
ICE ha già inviato la circolare informativa a tutte le aziende lo scorso aprile, con le istruzioni per ottenere tale incentivo (clicca qui).

Allestimenti
Per questa edizione di ITMA ASIA + CITME 2010, ACIMIT/ICE stanno curando la partecipazione collettiva di un gruppo di aziende italiane nell'Italian National Sector Groups.
Gli allestimenti per questi NSG sono stati affidati a SEINT che si offre anche per realizzare stand individuali.
Le aziende interessate possono contattare direttamente:
SEINT
Servizi Espositivi Internazionali S.r.l.
Centro Direzionale Milanofiori Strada 1 - Palazzo F1
20090 Assago - MI
tel.: 02/82.53.326
fax: 02/82.55.019
e-mail: seint@seint.com
sig.ra Franca Veglia

Milano, 15 gennaio 2010